Tugas SOFTSKILL (sistem Informasi Manajemen )#
METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM
PERUSAHAAN
Siklus hidup
dalam sistem terdiri dari 5 tahap.
Empat tahap
pertama : perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan – dimaksudkan bagi
pengembangannya.
Tahap kelima
dimaksudkan untuk penggunaannya. Semua tahap dapat melibatkan pemakai,
spesialis informasi jika end-user computing tidak diikuti sepenuhnya. Eksekutif
menetapkan kebijaksanaan dan membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer.
Pada tingkat yang sedikit lebih rendah, suatu komite khusus yang disebut dengan
komite pengarah SIM (MIS steering committee) dapat mengelola seluruh siklus
hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui tahap pengembangan,
para pemimpin proyek mengawasi para anggota tim. Siklus hidup sistem merupakan
penerapan pendekatan sistem untuk tugas mengembangkan dan menggunakan sistem
berbasis komputer. Pengembangan sistem yang lebih responsif dapat dicapai
dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan pengembangan berbasis komputer
(computer-based development tools). Dua peningkatan itu adalah prototyping dan
rapid application development (RAD), dan peralatan tersebut termasuk kategori
CASE (Computer-aided software engineering).
I. Siklus Hidup Sistem
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah.Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
II.Tahapan Siklus Hidup Sistem
Tahap-tahap siklus hidup sistem, yaitu:1. Tahap Perencanaan2. Tahap Analisis3. Tahap Rancangan4. Tahap Penerapan5. Tahap PenggunaanGambar 1. Diagram Siklus Hidup SistemEmpat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).Pengelolaan Siklus Hidup
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :
A. Tanggung Jawab EksekutifKetika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.B. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite pengarah. Jika perusahaan membentuk komite pengarah untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.Anggota tetap dari komite pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Anggota sementara meliputi manajer tingkat yang lebih rendah dan para konsultan yang ikut serta selama keahlian mereka diperlukan.Komite Pengarah SIM melaksanakan Menetapkan kebijakan yang memastikanÄtiga fungsi utama, yaitu : MenjadiÄdukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. pengendali keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang member persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan MenyelasaikanÄkomputer. pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.Keuntungan yang dicapai :
♠Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.♠Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.Komite pengarah SIM merupakan bukti yang paling nyata bahwa perusahaan bermaksud menyediakan sumber daya informasi bagi semua pemakai yang memang membutuhkan.C. Kepemimpinan ProyekKomite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Sebuah tim mungkin memiliki belasan anggota, yang terdiri dari pemakai, spesialis informasi, dan mungkin auditor internal. Auditor memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan tertentu dalam hal akurasi, pengendalian, keamanan, dan dapat diaudit. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.
1. TAHAP PERENCANAAN
Pengembangan subsistem CBIS seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainnya, seperti pengenalan produk baru atau konstruksi pabrik baru.Keuntungan dari Merencanakan Proyek CBIS
Komite pengarah SIM dan tim proyek mengantisipasi bahwa perencanaan akan menghasilkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :•Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.•Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.•Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.•Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.Langkah-langkah dalam Tahap Perencanaan
1. Menyadari masalahKebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan. Spesialis informasi dari unit jasa informasi jarang menjadi pencetusnya, karena mereka tidak selalu berada di tempat untuk mengamati gejala-gejala permasalahan.2. Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.3. Menentukan tujuan sistemManajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.4. Mengidentifikasi kendala sistemSistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.5. Membuat studi kelayakanStudi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a.Teknis; Tersediakah hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?b.Pengembalian ekonomis; Dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?c.Pengembalian non ekonomis; Dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang? d.Hukum dan etika; Akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?e.Operasional; Apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?f.Jadual; Mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.6. Menyiapkan usulan penelitian sistemJika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan. 7. Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan keputusanàapakah perlu diteruskan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :a. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?b. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.8. Menetapkan mekanisme pengendalianSebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project)
Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :
I. Siklus Hidup Sistem
Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal. Pendekatan sistem adalah metodologi dasar untuk memecahkan masalah.Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah penerapan pendekatan sistem untuk pengembangan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.
II.Tahapan Siklus Hidup Sistem
Tahap-tahap siklus hidup sistem, yaitu:1. Tahap Perencanaan2. Tahap Analisis3. Tahap Rancangan4. Tahap Penerapan5. Tahap PenggunaanGambar 1. Diagram Siklus Hidup SistemEmpat tahap pertama dinamakan dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle – SDLC).Pengelolaan Siklus Hidup
Siklus hidup sistem yang pertama dikelola oleh manajer unit jasa informasi, dibantu oleh manajer dari analisis sistem, pemrograman dan operasi. Namun kecenderungan saat ini, meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih tinggi dan lebih rendah. Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :
A. Tanggung Jawab EksekutifKetika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya. Ketika lingkup sistem menyempit dan folusnya lebih operasional kemungkinan besar kepemimpinan akan dipegang oleh eksekutif tingkat yang lebih rendah, seperti wakil direktur utama, direktur bagian administrasi, dan CIO.B. Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Jika tujuan komite tersebut adalah memberikan petunjuk, pengarahan dan pengendalian yang berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite pengarah. Jika perusahaan membentuk komite pengarah untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputer perusahaan maka komite tersebut dinamakan Komite Pengarah SIM.Anggota tetap dari komite pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Anggota sementara meliputi manajer tingkat yang lebih rendah dan para konsultan yang ikut serta selama keahlian mereka diperlukan.Komite Pengarah SIM melaksanakan Menetapkan kebijakan yang memastikanÄtiga fungsi utama, yaitu : MenjadiÄdukungan komputer untuk mencapai tujuan strategis perusahaan. pengendali keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang member persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan MenyelasaikanÄkomputer. pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas penggunaan komputer.Keuntungan yang dicapai :
♠Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.♠Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.Komite pengarah SIM merupakan bukti yang paling nyata bahwa perusahaan bermaksud menyediakan sumber daya informasi bagi semua pemakai yang memang membutuhkan.C. Kepemimpinan ProyekKomite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. Tim proyek mencakup semua orang yang ikut serta dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Sebuah tim mungkin memiliki belasan anggota, yang terdiri dari pemakai, spesialis informasi, dan mungkin auditor internal. Auditor memastikan bahwa rancangan sistem memenuhi persyaratan tertentu dalam hal akurasi, pengendalian, keamanan, dan dapat diaudit. Kegiatan tim tersebut diarahkan oleh seorang Pemimpin Proyek yang memberikan pengarahan selama proyek berlangsung. Tidak seperti komite pengarah SIM, tim proyek tidak berkelanjutan dan biasanya dibubarkan ketika penerapan sistem telah selesai.
1. TAHAP PERENCANAAN
Pengembangan subsistem CBIS seharusnya mendapat perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan seperti proyek-proyek besar lainnya, seperti pengenalan produk baru atau konstruksi pabrik baru.Keuntungan dari Merencanakan Proyek CBIS
Komite pengarah SIM dan tim proyek mengantisipasi bahwa perencanaan akan menghasilkan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :•Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.•Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.•Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.•Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.Langkah-langkah dalam Tahap Perencanaan
1. Menyadari masalahKebutuhan akan proyek CBIS biasanya dirasakan oleh manajer perusahaan, non manajer, dan elemen-elemen dalam lingkungan perusahaan. Spesialis informasi dari unit jasa informasi jarang menjadi pencetusnya, karena mereka tidak selalu berada di tempat untuk mengamati gejala-gejala permasalahan.2. Mendefinisikan masalah
Setelah manajer menyadari adanya masalah, ia harus memahaminya dengan baik agar dapat mengatasi permasalah tersebut. Ia melakukan identifikasi dimana letak permasalahannya, penyebabnya dan berusahan mengumpulkan semua informasi. Jika perusahaan mempunyai kebijakan untuk mendukung end user computing, dan manajer ingin memakai pendekatan tersebut untuk pengembangan sistem, maka ia bertanggung jawab untuk membuat definisi. Selain itu, manajer memerlukan bantuan analis sistem yang saling bekerja sama dengan manajer.3. Menentukan tujuan sistemManajer dan analis sistem mengembangkan suatu daftar tujuan sistem yang harus dipenuhi oleh sistem untuk memuaskan pemakai. Sehingga tujuan hanya dinyatakan secara umum, yang nantinya akan dibuat lebih spesifik.4. Mengidentifikasi kendala sistemSistem baru dalam pengoperasiannya tidak bebas dari kendala. Beberapa kendala mungkin ditimbulkan oleh lingkungan, seperti laporan pajak yang diminta oleh pemerintah dan informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen. Kendala lainnya, seprti keharusan menggunakan perangkat keras yang telah ada atau menyiapkan dan menjalankan sistem pada tanggal tertentu. Kendala-kendala tersebut penting untuk diidentifikasi sebelum sistem benar-benar mulai dikerjakan. Dengan demikian, baik rancangan sistem maupun kegiatan proyek akan berada di antara kendala-kendala tersebut.5. Membuat studi kelayakanStudi kelayakan adalah suatu tinjauan seklias pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Ada enam dimensi kelayakan, yaitu :
a.Teknis; Tersediakah hardware dan software untuk melaksanakan pemrosesan yang diperlukan ?b.Pengembalian ekonomis; Dapatkah sistem yang diajukan dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya ?c.Pengembalian non ekonomis; Dapatkah sistem yang diajukan dinilai berdasarkan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang? d.Hukum dan etika; Akankah sistem yang diajukan beroperasi dalam batasan hokum dan etika ?e.Operasional; Apakah rancangan sistem akan didukung oleh orang-orang yang akan menggunakannya ?f.Jadual; Mungkinkah penerapan sistem dalam kendala waktu yang ditetapkan ?Analis sistem mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan mewawancarai beberapa pegawai penting dalam area pemakai.6. Menyiapkan usulan penelitian sistemJika suatu sistem dan proyek tampak layak, diperlukan penelitian sistem secara menyeluruh. Penelitian sistem (sistem study) akan memberikan dasar yang terinci bagi rancangan sistem baru mengenai apa yang harus dilakukan sistem itu dan bagaimana sistem tersebut melakukannya. Analis akan menyiapkan usulan penelitian sistem yang memberi dasar bagi manajer untuk menentukan perlu tidaknya pengeluaran untuk analisi. Hal penting yang harus diingat tentang usulan tersebut adalah bahwa sebagian besar isinya didasarkan pada perkiraan (perkiraan merupakan informasi terbaik yang tersedia) dan perkiraan jauh lebih baik daripada tanpa informasi sama sekali. Selebihnya akan dipelajari ketika siklus hidup mulai berjalan. 7. Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra proyek dan rancangan sistem yang diusulkan, serta menentukan keputusanàapakah perlu diteruskan teruskan / hentikan. Pertimbangan penting yang perlu dilakukan yaitu :a. Akankah sistem yang diusulkan dapat mencapai tujuannya ?b. Apakah penelitian proyek yang diusulkan merupakan cara terbaik untuk melakukan analisis sistem ?Jika keputusannya adalah teruskan maka proyek akan berlanjut ke tahap penelitian (analisis). Namun, jika keputusannya hentikan maka semua pihak mengalihkan perhatiannya ke masalah-masalah lain.8. Menetapkan mekanisme pengendalianSebelum penelitian sistem dimulai, SC MIS menetapkan pengendalian proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukannya, dan kapan akan dilaksanakan. Setelah jadual ditetapkan, jadual tersebut harus didokumentasikan dalam bentuk yang memudahkan pengendalian. (misalkan gunakan Microsoft Project)
Bentuk dari usulan penelitian sistem secara umum mencakup :
1. Ikhtisar
eksekutif
2.
Pendahuluan
3.Tujuan dan
kendala sistem
4. Berbagai
alternatif sistem yang mungkin
5. Proyek
penelitian sistem yang disarankan
5.1. Tugas yang harus dilaksanakan
5.2. Kebutuhan sumber daya manusia
5.3. Jadual kerja
5.4. Perkiraan biaya
6. Dampak
yang diharapkan dari sistem
6.1. Dampak pada struktur organisasi
perusahaan
6.2. Dampak pada operasi perusahaan
6.3. Dampak pada sumber daya perusahaan
7. Rencana
pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)
8. Ikhtisar2. TAHAP ANALISIS
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.Adapun tahapannya yaitu :1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Ketika perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerjasama para pekerja. Perhatian mula-mula ditujukan pada kekuatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka. Cara terbaik untuk melawan kekuatiran ini adalah komunikasi dengan pegawai, tentang :a.Alasan perusahaan melaksanakan proyekb.Bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.Manajemen dapat bertemu dengan para pegawai, secara perorangan maupun pertemuan kelompok, dan dapat menggunakan media tertulis seperti memo dan penerbitan berkala perusahaan. Bagi perusahaan dengan jangkauan operasi yang luas, pengumuman dapat berbentuk video.2. Mengorganisasikan Tim ProyekTim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.3. Mendefinisikan Kebutuhan InformasiAnalis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, MenyediakanÀwawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan : DapatÀkomunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh. meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai danÀmaupun pihak pemakai. spesialis informasi.
Memberi kesempatan bagi peserta proyek untukÀ mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.4. Mendefinisikan Kriteria Kinerja SistemLangkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,•Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;•Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;•Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).5. Menyiapkan Usulan RancanganAnalis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.6. Menerima atau Menolak Proyek RancanganManajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.
Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 3. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan rancangan, yaitu sebagai berikut :1) Ikhtisar eksekutif2) Pendahuluan3) Definisi masalah4)Tujuan dan kendala sistem5) Kriteria kinerja6) Berbagai alternatif sistem yang mungkin7) Rancangan proyek yang disarankan7.1. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan7.2. Kebutuhan sumber daya manusia7.3. Jadual kerja7.4. Perkiraan biaya8) Dampak yang diharapkan dari sistem8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan8.2. Dampak pada operasi perusahaan8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan9) Rencana pengembangan umum (tahap analisis, rancangan dan penerapan)10)Ikhtisar
3. TAHAP PERANCANGAN
Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan, yaitu :
1.Menyiapkan Rancangan Sistem yang TerinciAnalis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top-down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top-down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu diagram arus data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship duagram), kamus data (data dictionary), flowchart, model hubungan objek, dan spesifikasi kelas.2.Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Konfigurasi SistemAnalis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. Identifikasi merupakan suatu proses berurutan, dimulai dengan berbagai kombinasi yang dapat menyelesaikan setiap tugas.3.Mengevaluasi Berbagai Alternatif Konfigurasi SistemAnalis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.4.Memilih Konfigurasi Terbaik
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai, analis membuat rekomendasi kepada manajer untuk disetujui. Bila manajer menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh SC MIS.5.Menyiapkan Usulan PenerapanAnalis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.6.Menyetujui atau Menolak Penerapan SistemKeputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.Secara diagram tahapan analisis tampak pada Gambar 4. sedangkan contoh format untuk dokumen usulan penerapan, yaitu sebagai berikut :1) Ikhtisar eksekutif2) Pendahuluan3) Definisi masalah4)Tujuan dan kendala sistem
5) Kriteria kinerja6) Rancangan sistem6.1. Deskripsi ringkasan6.2. Konfigurasi peralatan7) Proyek penerapan yang disarankan7.1. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan7.2. Kebutuhan sumber daya manusia7.3. Jadual kerja7.4. Perkiraan biaya8) Dampak yang diharapkan dari sistem8.1. Dampak pada struktur organisasi perusahaan8.2. Dampak pada operasi perusahaan8.3. Dampak pada sumber daya perusahaan9) Re
